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Note operative per l’emissione della fattura elettronica

Dopo i primi giorni di fatturazione elettronica B2B e B2C, e viste le problematiche più comuni riscontrate, presentiamo un piccolo vademecum operativo.

  • Anagrafica cliente: L’anagrafica cliente deve essere completa di partita iva e codice fiscale se si tratta di un cliente business e non dare per scontato che il codice fiscale sia identico alla partita iva in caso di società. Inoltre nell’anagrafica sono presenti i campi “Codice Univoco PA”, “Codice Univoco PV” e “PEC destinatario fattura elettronica privati” che vanno popolati a seconda della tipologia del cliente. In caso di Pubblica Amministrazione andrà popolato il solo campo “Codice Univoco PA”, mentre gli altri non dovranno essere popolati. In caso di clienti privati, ovvero tutto ciò che non sia pubblica amministrazione, per il Business si dovrà popolare o il campo “Codice Univoco PV” o il campo “PEC destinatario fattura elettronica privati”, ma non entrambi. E’ il cliente finale che dovrà fornire uno dei due e, nel caso fornisca entrambi, va popolato solo il “Codice Univoco PV”. In caso di cliente non titolare di partita I.VA. (Consumer), e non in possesso della PEC, bisognerà compilare il campo “Codice Univoco PV” con 7 zeri. Inoltre l’indirizzo della sede deve essere completo di indirizzo, cap, città e provincia, quest’ultima deve essere di 2 caratteri.
  • Aliquote I.V.A.: In caso di aliquote I.V.A. pari a zero, va necessariamente compilato, nel Codice I.V.A. del gestionale ResourceNG, il campo “ Natura”.
  • Invio tramite PEC: L’invio tramite PEC avviene creando un nuovo messaggio dalla propria PEC indirizzato a Questo indirizzo email è protetto dagli spambots. È necessario abilitare JavaScript per vederlo. ed allegando il file fattura appena generato. Non è necessario compilare oggetto e corpo messaggio. Attenzione: in questo primo periodo è importante leggere con attenzione i messaggi di risposta che arrivano dallo SdI in quanto a molti sono stati comunicati diversi indirizzi PEC al quale inviare le prossime fatture/note credito. Non è un indirizzo unico, ma sembra diversificato per tipologia di azienda emettitrice.
  • Cosa accade dopo l’invio: Dopo l’invio della fattura allo SdI, arrivano nel proprio canale i messaggi da parte dello stesso. Questi messaggi, nel caso del canale PEC, arrivano in forma di allegati di messaggi con mittente lo SdI. Posso essere messaggi di scarto, consegna o mancata consegna. In tutti i casi bisogna leggere con attenzione il contenuto e agire di conseguenza. Come riconoscere a quale fattura si riferisce? Semplice il file allegato che contiene il messaggio sarà sempre nel formato IT<vs cod. fisc>_<progressivo di invio>_xx quindi si può risalire alla fattura o nota credito tramite il progressivo di invio. Nel caso di scarto, una volta letta la motivazione, va cercata la fattura nel software, sbloccata tramite l’apposito tasto, corretta, richiusa facendo generare un nuovo progressivo di invio e successiva ritrasmissione, ovviamente senza cambiare data e numero fattura. Si ricorda che il progressivo di invio è unico per tutti gli invii e non si azzera nel nuovo anno solare. Mentre quando la fattura non presenta anomalie formali viene recapitata al cliente e viene generata una ricevuta di consegna o mancata consegna. La ricevuta di mancata consegna segnala che la fattura è valida ma il sistema non è stato in grado di consegnarla al cliente per una serie di motivi, quali PEC del destinatario piena o errata. Nel caso di cliente consumer senza PEC, è sempre generata una ricevuta di mancata consegna. In caso di mancata consegna per il cliente business, considerando che il sistema la ritiene valida, è compito dell’emettitore dalla fattura far pervenire il file fattura al cliente con canali standard, quindi non più tramite SdI. In caso di pubblica amministrazione l’iter si prolunga in quanto entro 15gg dalla data di consegna verrà generata una ricevuta di accettazione, rifiuto o decorrenza termini. L’accettazione ha un significato evidente e l’iter si conclude. Nel caso di rifiuto, come nella fattispecie precedente di scarto, va verificata la motivazione ed inviata la fattura corretta con stessa data e numero. Il caso decorrenza termini indice che l’ente destinatario non ha risposto entro i 15gg e si ritiene la fattura valida e iter concluso. Si consiglia di verificare con l’ente il reale esito della fattura.
  • Stampa del documento: Qualora fosse richiesto, è possibile consegnare al cliente copia cartacea del documento, ma va specificato che si tratta di copia di fattura già inviata allo SdI.

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